En très forte croissance en France et à l’international, Novapost prend le nom de PeopleDoc, sa plateforme de digitalisation RH. Cette nouvelle identité reflète notre maturité, notre expertise RH et nos ambitions de développement international.

Depuis sa création, PeopleDoc fait figure de pionnier du marché des logiciels RH en mode SaaS. Entrés dans le monde des RH avec le bulletin de salaire dématérialisé, nous n’avons cessé d’innover. Nous avons acquis notre savoir-faire aux côtés de nos clients et de nos partenaires sur près de 250 projets de digitalisation RH au sein de PME et de grands groupes français et internationaux. Nous avons toujours été à l’écoute de leurs besoins pour leur offrir les meilleures solutions. C’est pourquoi PeopleDoc est aujourd’hui la seule plateforme digitale au monde qui soit « plug-and-play » et dédiée aux RH.

Au cours de ces trois dernières années, nous avons connu une croissance remarquable, multipliant par dix notre chiffre d’affaires. En 2014, tout s’accélère : PeopleDoc ouvre des bureaux à New York et réalise une levée de fonds de 17,5 millions de dollars auprès d’Accel Partners. Nos effectifs triplent pour atteindre aujourd’hui 100 collaborateurs.

Plus de 1,5 million d'utilisateurs dans le monde – responsables RH, managers, salariés et partenaires RH – se connectent déjà à notre plateforme de digitalisation RH pour faciliter et dynamiser la gestion quotidienne de leurs processus RH et booster leur productivité. Libérées des tâches chronophages, les équipes RH sont plus performantes et délivrent une qualité de services inégalée pour la plus grande satisfaction de leurs collaborateurs.

En 2015, PeopleDoc franchit un nouveau cap. Nous mettons en place une organisation en accord avec nos ambitions de développement tout en conservant notre agilité. Pour répondre à notre stratégie de conquête des marchés américain et européen, nous renforçons nos équipes françaises - R&D, équipe commerciale, service clients - et internationales.

Nous souhaitons accompagner nos clients à l’international dans le respect des règlementations RH locales. Un accompagnement naturel et des mises en œuvres rapides grâce à une plateforme en mode SaaS développée nativement en anglais et disponible en plusieurs langues. Nous prévoyons de nouvelles implantations en Europe fin 2015.

Nous avons également créé un pôle « Customer Care » pour offrir le meilleur service à nos clients et nos partenaires et apporter des réponses personnalisées à leurs besoins RH. Le « Customer Care » s’inscrit dans la continuité des relations que nous entretenons avec eux. La notion d’écoute a toujours été la clé de l’évolution pertinente des services de PeopleDoc.

Nous avons grandi mais nous restons attachés à ce qui a fait notre succès et est solidement ancré dans l’ADN de notre entreprise :

•   une équipe R&D basée en France, vivier de talents formidables,

•   une exigence de qualité et de sécurité optimum,

•   l’écoute des enjeux et problématiques de nos clients et l’agilité propre aux start-ups.

PeopleDoc est aujourd’hui une belle entreprise française, fière d’exporter son savoir-faire avec l’ambition de devenir le fleuron de la digitalisation RH à travers le monde.

Une plateforme globale de digitalisation RH : PeopleDoc

PeopleDoc est une plateforme de digitalisation RH qui automatise et dynamise la gestion des processus administratifs RH, tout au long de la vie des salariés dans l’entreprise. Elle facilite l'accès, le partage, l’archivage et la distribution sécurisée de l'information RH dans l’entreprise.

Les Responsables RH des grandes entreprises et PME françaises et internationales se connectent à une plateforme unique qui digitalise l’ensemble des processus RH, du recrutement et de l’onboarding à la gestion en ligne de tous les documents et échanges entre le salarié et l'entreprise.

Signer son contrat de travail depuis un Smartphone, archiver ses bulletins de paie dans son coffre-fort électronique, effectuer ses demandes RH en ligne… grâce à PeopleDoc, l’expérience des salariés et le quotidien des responsables RH connaissent une véritable révolution. Les documents RH sont sécurisés, partagés et archivés par profil - RH, salariés, managers ou partenaires - quelle que soit leur origine : SIRH, logiciel paie, CSP RH, etc.

Les bénéfices de cette digitalisation RH sont concrets : gain de temps, traçabilité, sécurité, confidentialité, conformité, réduction des coûts de fonctionnement et de l’empreinte écologique. La fonction RH, plus productive, se recentre sur son cœur de métier, la valorisation de l’humain, et offre ainsi un meilleur service à ses collaborateurs. En résulte une satisfaction des salariés accrue et une marque employeur perçue comme innovante, transparente et dynamique.

Des solutions en mode SaaS pour digitaliser la fonction RH

La plateforme de digitalisation RH PeopleDoc est composée de plusieurs solutions, chaque solution incarnant une étape dans le parcours de la fonction RH vers l’entreprise digitale. Connectée au SIRH en place et aux différentes applications utilisées par l'entreprise, PeopleDoc centralise l'information et couvre un périmètre RH global : de la digitalisation en amont des processus de recrutement (signature des contrats de travail, collecte des justificatifs…) à la digitalisation de tous les flux documentaires avec le salarié (bulletins de paie, entretiens annuels, plans de rémunération, avenants...), en passant par la gestion sécurisée des dossiers et demandes des salariés. La gestion dématérialisée de chaque document et flux RH est conforme à la réglementation en vigueur. Le Système d’Archivage Electronique au cœur de la solution respecte les normes régissant les processus numériques (AFNOR NF Z42-013 et NF Z42-025).

Grâce à PeopleDoc, l’entreprise offre un guichet de services en ligne pour ses collaborateurs. Qu’ils soient RH, managers, salariés ou partenaires RH, les acteurs de l’entreprise se connectent à une plateforme unique proposant les solutions suivantes :

Gestion documentaire RH en ligne et optimisation des processus RH

PeopleDoc se synchronise au SIRH et aux différents systèmes d’information existants grâce à des API. Les Responsables RH créent un dossier pour chacun de leur collaborateur. Ils accèdent rapidement et à tout moment aux dossiers de leurs salariés depuis leur portail existant grâce au SSO (Single Sign On). Ils les gèrent ensuite efficacement, grâce à des outils collaboratifs totalement sécurisés. Ils peuvent intégrer les données de leurs systèmes à PeopleDoc pour créer de nouveaux documents. Ils réalisent facilement la reprise d’historique de tous leurs documents papiers et électroniques dans la plateforme. Ils définissent finement les droits et habilitations : les permissions sont modulables par organisation, type de document et profil de salariés. La fonction RH peut ainsi se concentrer sur des missions RH à plus forte valeur ajoutée, comme la gestion des carrières de ses collaborateurs.

Distribution et archivage de tous documents RH

Côté salariés :

Les salariés bénéficient de MyPeopleDoc®, un coffre-fort électronique personnel, offert par leur entreprise, accessible partout et à tout moment, pour recevoir, conserver et partager tous leurs documents RH sensibles tels leurs bulletins de paie, BSI et avis d’intéressement. La connexion au SIRH de l’entreprise est immédiate. L’adhésion des salariés au service est très simple et rapide via un code d’activation unique. Pour les salariés ayant opté pour la dématérialisation, les bulletins de salaire sont conservés 50 ans à la Caisse des Dépôts et Consignations Arkhinéo, une référence en matière de fiabilité et de sécurité. Pour les autres, PeopleDoc prend en charge l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement - le cas échéant - des bulletins de salaire.

Côté RH :

Les gestionnaires RH distribuent et archivent les bulletins de salaire et tous les documents RH via une plateforme en ligne sécurisée et collaborative. Les documents sont vérifiés avant envoi et leur valeur juridique est garantie. La distribution des e-bulletins est réalisée en moins de 4h dans chaque coffre-fort salarié. Des groupes de distribution sont créés pour renforcer la confidentialité. L’éditique peut être externalisée ou les documents RH imprimés directement depuis la plateforme qui assure la traçabilité des bulletins jusqu’à remise en poste.

Signature électronique de tous types de contrats et avenants

Les RH automatisent le processus de signature électronique de tous types de contrats entre l’entreprise et ses salariés, de la demande de signature à l’archivage légal du document. Les collaborateurs signent leurs contrats de travail ou avenants en un clic, même depuis un Smartphone. La démarche contractuelle est conforme à la législation, les signataires sont doublement authentifiés par emails et par SMS. Un certificat de signature est créé et horodaté pour chaque signataire. Les documents signés électroniquement ont la même valeur probante que les documents papier. Pour garantir un environnement de confiance certifié selon les normes internationales et des signatures reconnues dans Adobe Reader, PeopleDoc s’est allié à OpenTrust et DocuSign, experts de la confiance numérique et Autorités de Certification mondiales. Ces alliances offrent le choix entre deux types de signature électronique, avec ou sans délégation. Avec délégation, la signature de l’entreprise est intégrée automatiquement à tout document contresigné.

Gestion de la relation RH-salariés et base de connaissances RH dynamique

Cette solution innovante d'ERM (Employee Relationship Management) normalise et simplifie les échanges entre salariés, managers et RH. Elle permet de structurer les demandes des salariés et d'automatiser les réponses : formulaires catégorisés, modèles de réponse, règles d’affectation et conditions. Les demandes sont adressées directement au bon interlocuteur RH et le suivi du traitement des demandes s’effectue en temps réel. Les droits et habilitations des utilisateurs RH sont gérés par profil. Une base de connaissances accessible à tous est créée, structurée par catégories et mise à jour dynamiquement. Les articles sont filtrés par organisation, utilisateurs et profils. Les articles importants sont mis en avant et des statistiques de consultation sont disponibles. Des tableaux de bord et indicateurs chiffrés sur l’activité RH en font un outil précieux de suivi et d’amélioration de la performance qui mesure l’interaction de la fonction RH avec les salariés.